【IT事務】現役IT事務員のわたしが仕事内容を説明【未経験】

こんにちは、キジトラのコムギです。

このブログではTHE THORのカスタマイズ方法やプログラミングについてまとめています。

IT事務のイメージですが、仕事に就く前はこのように考えていました。

ITの文字がつくだけで難しそうに感じますが、実際はふつうの事務とたいした差はありませんでした。

私は普通の事務よりIT事務を選んで正解だったと思っています。

この記事では選んでよかった理由や仕事内容、働いて感じたことをまとめます。

IT事務とは

IT事務といっても、基本的な仕事内容はふつうの事務と変わりません。(プログラマの補佐や簡単なエラー修正などのIT事務も探せばあるので、幅は広いです)

エクセルやワードでの資料作り、電話対応など、会社がしっかりと機能するようにサポートする裏方のようなお仕事です。

ただ、ITと付くだけあって区別される理由があるのですが、わたしが働いてみてわかったのはこの３つ。

• 会社がIT関連なことが多い(商品としてIT機器を取り扱っている、自社開発のサービスを手がけている…など)
• 仕事でIT系の用語が飛び交うことが多い
• タイピングやパソコンの基本操作はできて当然(電源を入れる、ファイルを作成する等)

さすがに「初めてパソコン触ります」みたいな人はしんどいと思いますが、日常生活や前職で触ったことがあるレベルは最低でも求められます。

では、一般的なIT事務の仕事内容を紹介します。

一般事務と共通の仕事内容

Microsoft officeで資料作り

Wordやexcelを使った資料作りが主な業務になります。

といっても、一から作ることはほとんどないので心配はありません。

用意されているテンプレートや、過去の資料を見て、名称や数字を変更していくようなイメージです。

必須の資格やスキルは特に不要なので、未経験歓迎な求人が多いのも納得。

メールや電話対応

取引先やお客様と、メール・電話でのやり取りが発生します。

自分よりも年上の方とやり取りする機会も多々あるので、基本的な敬語や定型文は覚えておきたいですね。

電話は、慣れるまでは取次がメインなことが多いです。

取引先や社員さんの名前・関係性などを覚えることが第一優先となります。

印刷や備品の管理

会議用の資料を印刷してまとめたり、ボールペンや印刷用紙などの備品管理を行います。

いざ使うときに足りない…という状況にならないように、社員の業務がスムーズに進むように手配します。

IT事務特有の仕事内容

IT関連の資料作成

ふつうの事務職と同じようにwordやexcelを用いた資料作成をします。

ただ１つ異なる点があって、資料の内容がIT関連だということです。

会社の業務内容にもよりますが、CPUやコア、要件定義や保守といったITの専門用語を理解する必要があったりします。

次章で紹介している資格があれば基礎的なIT知識は網羅できるので、気になる方はぜひ試験内容を調べてみてください。

IT関連の問い合わせ対応

こちらも一般的な事務職の問い合わせ対応に、IT関連の用語が出てくるといったかんじです。

もちろん初めから理解している必要はなく、業務に必要な知識は研修資料などで学習できます。

初めは聞きなれない用語に大変だと感じるかもしれませんが、誰でも初めは初心者です。

諦めずに理解しようとする姿勢があれば、１ヶ月もすれば業務関係のIT用語はわかるようになります。

パソコン周りに強くなれば、私生活やこれからの人生で必ず役に立ちますよ♪

PCの初期設定（キッティング）

たとえば新人社員が入ってきたときに、パソコンの初期設定やアカウント作成などを行います。

購入したばかりのパソコンは電源をつなげればすぐに使えるわけではありません。

まずは社内のネットワークに繋げる必要があります。

業務に必要なファイルやソフトウェアのダウンロード・設定、セキュリティ設定なども必要です。

業務でパソコンが使える状態にすることをキッティングと呼び、その作業を任されることがあります。

ただ、私の配属された会社はみなさんITに詳しい方ばかりで、設定は自分でできる！という人がほとんどでした。

わたしの知り合いでもキッティングがない人が多かったので、求人の仕事内容をよく見ることをおすすめします。

IT事務に必要なスキルは？

必須の資格やスキルはありませんが、「あれば印象が良い」ものを紹介します。

ITパスポートの資格がある

わたしは未経験でIT企業に就職したので、早急にこの資格を取るように言われていました。

インフラや開発エンジニア、webデザイナーなどを目指す人は、勉強しておくことをおすすめします。

前職が管理栄養士の私でも１ヶ月勉強すれば合格できましたし、内容もITに触れるくらいでそれほど難しくはありません。

ただ、ITに興味がない人には苦痛だとは思います。やる気があればなんとかなります。

こちらの記事でITパスポート試験の勉強の仕方をまとめているので、興味がある人・必要だと感じた人はぜひ目を通してみてください。

https://promateblog.com/beginner-itpassport-study-method/

エクセルのマクロを触ったことがある

マクロは、excelの作業を効率化するためのプログラム…のようなものです。

JavaやPHPといったプログラミング言語は聞いたことがあると思いますが、マクロではVBAというexcel専用のプログラミング言語を使って、作業の効率化をはかります。

具体的には、ボタンを押すと自動的に集計を取ってくれたり、フォームに必要事項を入力すると表に反映してくれる、といったことができます。

ここでは「触ったことがある」レベルで大丈夫です。

自分でマクロが組める必要はないので(できればすごいですが)、どんなことができるのか、どうやって設定するのかくらいは勉強してみるのもおすすめです。

わたしも初めは難しそうなイメージを持っていましたが、調べてみると、簡単に作れるマクロもあることがわかります。

ゆくゆくは資料作成などにマクロを活用できるようになると、仕事は早く終わるし社員には感謝されるしでメリットだらけです。

私の仕事内容

詳しいことは話せませんが、私の仕事内容をかんたんに紹介します。

主に担当していること

初日は自分のパソコンの設定から始まりました。

この時点で「あ、パソコンってこっちが本体で、モニターは本当にインターフェースなんだな〜」と勉強になりました。

はい、私もこんな状況で始めましたw

ITパスポートに受かっていても、やっぱり実務があってこそ。

…ではありますが、この資格がなければもっと苦戦していたと思うので、やっぱりIT事務を目指すなら取っておいた方がいいです。

業務説明を受けてからは、まずは「このメールを〇〇さんへ送っといて」と、本文をいただいて送るだけ。

取引先の方の名前を覚えたり、この業務はこの人が担当…といった、業務の大きな流れの理解から入りました。

そのあとは、月末になると作成資料などが増えるので、過去の資料を見比べたりしながら作成しました。

私は初日以降リモートだったので、備品管理や電話対応などはしていません。

主な業務は、資料作成やメール対応ですね。

慣れると空き時間がある日もあるので、資格勉強にも当てられるし、残業も基本的にありませんでした。(初めは作業に慣れず３０分くらい残業したことはあります…！)

働いてみて大変なこと

働いてみてしんどいと思うことは、やっぱりIT用語がわからなさすぎて、仕事の何がわからないかが分からない。

分からないから質問もできない。

そんなかんじでした。

仕事内容にもよるのですが、わたしはインフラ系が大の苦手で…。

でもその苦手意識をなくしたくて(将来的にフルスタックになりたい)あえて今のインフラ系の職場を選んだので、初めは本当に苦痛でした。

初日はリモートなのに胃痛がすごくて、キリキリしながら退勤まで乗り切った思い出があります。

ですが、日を増すごとに少しずつ理解できるようになってきて、それが嬉しかったです。

IT事務に向いている人

なんども言いますが、IT用語の勉強は嫌でも避けることはできません。

反対に楽をしたい、お金が稼げれば良い、そんな人には絶対に向かないと思います。

何か理由があってIT事務に興味を持っている人なら、きっと経験してよかったなと思えます。

まとめ：IT事務とはIT系の知識に強くなれる職業

わたしも将来的には、IT事務で身につけた知識とその間に取得した資格を生かして、別の道へすすむつもりです！

IT事務の仕事内容は所属する会社によって少しずつ違いますが、将来的にIT系の仕事に進みたい人、パソコン周りの知識をつけたい・強くなりたい人におすすめします♪